CV. MEGA MUSTIKA
Jalan citra 1, KM 4 Pamedan
STANDARD OPERATING PROCEDURE
SIKLUS PENJUALAN TUNAI
1.
TUJUAN
Tujuan dari Standard Operating Procedure siklus
penjualan tunai adalah untuk memberikan pedoman kepada pihak yang berwenang
supaya dapat melaksanakan tugasnya sesuai dengan SOP yang telah disusun dan
dapat memproses penjualan tunai secara lebih teratur demi meningkatkan
pengendalian internal.
Pengendalian internal
dalam penjualan kredit dapat dilakukan dengan cara pencatatan penjualan yang didukung
oleh dokumen pengiriman yang sah dan pesanan pelanggan yang telah disetujui
untuk menghindari adanya penjualan fiktif.
2.
DEFINISI
Siklus penjualan tunai merupakan suatu proses yang
dimulai dari penerimaan pesanan dari pelanggan, pengiriman barang/pengambilan
barang oleh pelanggan, dan pelunasan pembayaran dari pelanggan.
Pihak-pihak yang terlibat dalam siklus ini adalah:
a. Bagian penjualan yang bertugas mencatat pesanan pada
surat order penjualan dan Outstanding Order, membuat tanda terima, surat
jalan, dan memo perintah yang diberikan kepada kepala gudang.
b. Kepala gudang
bertugas mengkoordinasi mandor untuk menyiapkan barang sesuai dengan surat
jalan dan memo perintah, meng-update kartu stok barang, dan membuat
rekapan persediaan.
c. Mandor dan buruh yang bertugas menyiapkan barang
sesuai dengan yang telah dikoordinir kepala gudang.
d. Bagian pengiriman bertugas mengirim barang ke tempat
pelanggan dan menerima bukti pelunasan pembayaran dari pelanggan.
e. Bagian akuntansi bertugas membuat rekapan penjualan
(harian) dan laporan penjualan (bulanan).
f. Bagian keuangan bertugas membuat nota penjualan,
menyetorkan uang ke bank serta memberikan bukti setoran dan bukti transfer ke
bagian akuntansi.
g. Pemilik bertugas melihat laporan penjualan yang telah
dibuat bagian akuntansi
3. RUANG
LINGKUP
Standard
Operating Procedure (SOP) siklus penjualan tunai ini meliputi flowchart,
dan dokumen terkait.
5. PENJELASAN PROSEDUR
1.
Bagian penjualan
menerima pesanan dari pelanggan yang datang langsung ke kantor atau melalui
telepon dan menerima uang muka dari pelanggan.
2.
Bagian penjualan
mencatat pesanan pada Sales Order (SO) sebanyak dua rangkap (SO #1 untuk
pelanggan, SO #2 diberikan bagian keuangan) dan mencatat pada Outstanding
Order (OO) serta membuat tanda terima (TT) dua rangkap (TT #1 untuk
pelanggan dan TT#2 diberikan bagian keuangan). OO diarsip berdasarkan nomor
dokumen.
3.
TT#2, SO#2, dan
uang diberikan ke bagian keuangan. Bagian keuangan akan membuat Nota Penjualan
(NP) dua rangkap berdasarkan SO #2. Uang akan disetorkan ke bank dan bukti
setoran akan diberikan ke bagian akuntansi untuk diarsip berdasarkan tanggal.
NP #1 dan SO #2 diberikan ke bagian penjualan. NP #2 dan TT #2 diarsip
berdasarkan tanggal.
4.
Bagian penjualan
menerima NP #1 dan SO #2 dari bagian keuangan serta membuat surat jalan (SJ)
tiga rangkap dan memo perintah. SO #2 diarsip berdasarkan nomor. Setelah itu,
barang dikirim atau tidak tergantung permintaan dari pelanggan.
5.
Jika barang
dikirim, SJ, memo perintah, dan NP #1 akan diberikan kepala gudang. Kepala
gudang menandatangani surat jalan dan mengkoordinasi mandor untuk memproses
pengiriman barang. Memo perintah diarsip berdasarkan tanggal.
6.
SJ dan NP #1
diberikan ke mandor dan kemudian mandor akan mengkoordinasi buruh untuk
menyiapkan dan memuat barang pada truk. Surat jalan dan NP #1 diberikan kepada
bagian pengiriman lalu menuju ke lokasi pelanggan.
7.
Barang diturunkan
ke lokasi pelanggan. Pelanggan diminta menandatangani surat jalan dan menagih
pelanggan. Jika sebelumnya pelanggan sudah memberikan uang muka, maka bagian
pengiriman menerima TT #1 dan bukti transfer dari pelanggan. SJ#2 dan NP #1
diberikan kepada pelanggan.
8.
Bagian pengiriman kembali ke gudang dengan
membawa bukti transfer dari pelanggan beserta dengan SJ #1 dan #3, TT #1 yang
kemudian diberikan kepada kepala gudang.
9.
Kepala gudang
menerima SJ #1, #3, TT #1, dan bukti transfer serta meng-update kartu
stok barang berdasarkan SJ #3 dan membuat rekapan persediaan berdasarkan SJ #3.
Rekapan persediaan diberikan kepada bagian penjualan dan SJ #3 diarsip
berdasarkan tanggal.
10. SJ #1 diberikan
ke bagian penjualan supaya dapat meng-update Outstanding Order bahwa
barang telah diterima pelanggan. SJ #1 diarsip berdasarkan tanggal dan OO
diarsip berdasarkan nomor
11. TT #1 dan bukti transfer diberikan ke bagian keuangan
dan diperiksa dengan NP #2 yang telah diarsip. TT #1 diarsip berdasarkan tanggal. Bukti transfer dan NP #2
diberikan ke bagian akuntansi.
12. Bagian akuntansi menerima bukti transfer dan NP #2.
Bagian akuntansi membuat rekapan penjualan (harian) berdasarkan NP #2 supaya
dapat dicek dengan bukti transfer dan membuat laporan penjualan (bulanan) agar
dapat dilihat oleh pemilik. NP #2, rekapan penjualan, dan bukti transfer
diarsip berdasarkan tanggal dan siklus penjualan tunai ini berakhir.
13. Jika barang
tidak dikirim, pelanggan datang dan bagian penjualan mengecek TT #1 dan SO #1
yang dibawa pelanggan. Pelanggan diminta menandatangani SJ. SJ #2, SJ #3, memo
perintah, SO #1 dan NP #1 diberikan kepada pelanggan. Bagian penjualan meng-update
OO bahwa barang sudah diambil pelanggan. SJ #1 diarsip bagian penjualan
berdasarkan tanggal dan OO diarsip berdasarkan nomor.
14. Pelanggan
menuju ke bagian keuangan dan bagian keuangan menerima NP #1, TT #1, dan uang
dari pelanggan. Bagian keuangan memeriksa uang dengan NP dan TT #1. NP #1
diberikan ke pelanggan dan NP #2 diberikan ke bagian akuntansi. Uang dibawa
bagian keuangan untuk disetorkan ke bank. TT #1 diarsip berdasarkan tanggal dan
bukti setoran diberikan ke bagian akuntansi.
15. Pelanggan menuju ke kepala gudang dan kepala gudang
menerima NP #1, SJ #3, dan memo perintah dari pelanggan sebagai bukti bahwa
barang telah dilunasi pelangggan dan barang dapat diambil. Kepala gudang
mengkoordinasi mandor untuk menyiapkan barang dengan memberikan SJ #3.
16. Mandor mengkoordinasi buruh untuk menyiapkan barang
dan dimuat pada truk pelanggan. Barang dibawa pelanggan bersama dengan SJ #2
dan NP #1. SJ #3 dikembalikan ke kepala gudang.
17. Kepala gudang
meng-update kartu stok barang berdasarkan SJ #3 dan membuat rekapan
persediaan berdasarkan kartu stok barang. Rekapan persediaan diberikan kepada
bagian penjualan dan SJ #3 diarsip berdasakan tanggal.
18. Bagian akuntansi menerima bukti setoran dan NP #2 dari
bagian keuangan serta membuat rekapan penjualan (harian) berdasarkan NP #2
supaya dapat dicek dengan bukti setoran dan membuat laporan penjualan (bulanan)
agar dapat dilihat oleh pemilik. NP #2, rekapan penjualan, dan bukti setoran
diarsip berdasarkan tanggal dan siklus penjualan tunai ini berakhir.
