Flowchart Penjualan Tunai

CV. MEGA MUSTIKA

Jalan citra 1, KM 4 Pamedan

STANDARD OPERATING PROCEDURE

SIKLUS PENJUALAN TUNAI

1. TUJUAN

Tujuan dari Standard Operating Procedure siklus penjualan tunai adalah untuk memberikan pedoman kepada pihak yang berwenang supaya dapat melaksanakan tugasnya sesuai dengan SOP yang telah disusun dan dapat memproses penjualan tunai secara lebih teratur demi meningkatkan pengendalian internal.

Pengendalian internal dalam penjualan kredit dapat dilakukan dengan cara pencatatan penjualan yang didukung oleh dokumen pengiriman yang sah dan pesanan pelanggan yang telah disetujui untuk menghindari adanya penjualan fiktif.

2. DEFINISI

Siklus penjualan tunai merupakan suatu proses yang dimulai dari penerimaan pesanan dari pelanggan, pengiriman barang/pengambilan barang oleh pelanggan, dan pelunasan pembayaran dari pelanggan.

Pihak-pihak yang terlibat dalam siklus ini adalah:

a.   Bagian penjualan yang bertugas mencatat pesanan pada surat order penjualan dan Outstanding Order, membuat tanda terima, surat jalan, dan memo perintah yang diberikan kepada kepala gudang.

b.   Kepala gudang bertugas mengkoordinasi mandor untuk menyiapkan barang sesuai dengan surat jalan dan memo perintah, meng-update kartu stok barang, dan membuat rekapan persediaan.

c.     Mandor dan buruh yang bertugas menyiapkan barang sesuai dengan yang telah dikoordinir kepala gudang.

d.      Bagian pengiriman bertugas mengirim barang ke tempat pelanggan dan menerima bukti pelunasan pembayaran dari pelanggan.

e.       Bagian akuntansi bertugas membuat rekapan penjualan (harian) dan laporan penjualan (bulanan).

f.       Bagian keuangan bertugas membuat nota penjualan, menyetorkan uang ke bank serta memberikan bukti setoran dan bukti transfer ke bagian akuntansi.

g.       Pemilik bertugas melihat laporan penjualan yang telah dibuat bagian akuntansi

3. RUANG LINGKUP

Standard Operating Procedure (SOP) siklus penjualan tunai ini meliputi flowchart, dan dokumen terkait.

5. PENJELASAN PROSEDUR

1.      Bagian penjualan menerima pesanan dari pelanggan yang datang langsung ke kantor atau melalui telepon dan menerima uang muka dari pelanggan.

2.      Bagian penjualan mencatat pesanan pada Sales Order (SO) sebanyak dua rangkap (SO #1 untuk pelanggan, SO #2 diberikan bagian keuangan) dan mencatat pada Outstanding Order (OO) serta membuat tanda terima (TT) dua rangkap (TT #1 untuk pelanggan dan TT#2 diberikan bagian keuangan). OO diarsip berdasarkan nomor dokumen.

3.      TT#2, SO#2, dan uang diberikan ke bagian keuangan. Bagian keuangan akan membuat Nota Penjualan (NP) dua rangkap berdasarkan SO #2. Uang akan disetorkan ke bank dan bukti setoran akan diberikan ke bagian akuntansi untuk diarsip berdasarkan tanggal. NP #1 dan SO #2 diberikan ke bagian penjualan. NP #2 dan TT #2 diarsip berdasarkan tanggal.

4.      Bagian penjualan menerima NP #1 dan SO #2 dari bagian keuangan serta membuat surat jalan (SJ) tiga rangkap dan memo perintah. SO #2 diarsip berdasarkan nomor. Setelah itu, barang dikirim atau tidak tergantung permintaan dari pelanggan.

5.      Jika barang dikirim, SJ, memo perintah, dan NP #1 akan diberikan kepala gudang. Kepala gudang menandatangani surat jalan dan mengkoordinasi mandor untuk memproses pengiriman barang. Memo perintah diarsip berdasarkan tanggal.

6.      SJ dan NP #1 diberikan ke mandor dan kemudian mandor akan mengkoordinasi buruh untuk menyiapkan dan memuat barang pada truk. Surat jalan dan NP #1 diberikan kepada bagian pengiriman lalu menuju ke lokasi pelanggan.

7.      Barang diturunkan ke lokasi pelanggan. Pelanggan diminta menandatangani surat jalan dan menagih pelanggan. Jika sebelumnya pelanggan sudah memberikan uang muka, maka bagian pengiriman menerima TT #1 dan bukti transfer dari pelanggan. SJ#2 dan NP #1 diberikan kepada pelanggan.

8.       Bagian pengiriman kembali ke gudang dengan membawa bukti transfer dari pelanggan beserta dengan SJ #1 dan #3, TT #1 yang kemudian diberikan kepada kepala gudang.

9.      Kepala gudang menerima SJ #1, #3, TT #1, dan bukti transfer serta meng-update kartu stok barang berdasarkan SJ #3 dan membuat rekapan persediaan berdasarkan SJ #3. Rekapan persediaan diberikan kepada bagian penjualan dan SJ #3 diarsip berdasarkan tanggal.

10.   SJ #1 diberikan ke bagian penjualan supaya dapat meng-update Outstanding Order bahwa barang telah diterima pelanggan. SJ #1 diarsip berdasarkan tanggal dan OO diarsip berdasarkan nomor

11.  TT #1 dan bukti transfer diberikan ke bagian keuangan dan diperiksa dengan NP #2 yang telah diarsip. TT #1 diarsip  berdasarkan tanggal. Bukti transfer dan NP #2 diberikan ke bagian akuntansi.

12.  Bagian akuntansi menerima bukti transfer dan NP #2. Bagian akuntansi membuat rekapan penjualan (harian) berdasarkan NP #2 supaya dapat dicek dengan bukti transfer dan membuat laporan penjualan (bulanan) agar dapat dilihat oleh pemilik. NP #2, rekapan penjualan, dan bukti transfer diarsip berdasarkan tanggal dan siklus penjualan tunai ini berakhir.

13.   Jika barang tidak dikirim, pelanggan datang dan bagian penjualan mengecek TT #1 dan SO #1 yang dibawa pelanggan. Pelanggan diminta menandatangani SJ. SJ #2, SJ #3, memo perintah, SO #1 dan NP #1 diberikan kepada pelanggan. Bagian penjualan meng-update OO bahwa barang sudah diambil pelanggan. SJ #1 diarsip bagian penjualan berdasarkan tanggal dan OO diarsip berdasarkan nomor.

14.   Pelanggan menuju ke bagian keuangan dan bagian keuangan menerima NP #1, TT #1, dan uang dari pelanggan. Bagian keuangan memeriksa uang dengan NP dan TT #1. NP #1 diberikan ke pelanggan dan NP #2 diberikan ke bagian akuntansi. Uang dibawa bagian keuangan untuk disetorkan ke bank. TT #1 diarsip berdasarkan tanggal dan bukti setoran diberikan ke bagian akuntansi.

15.  Pelanggan menuju ke kepala gudang dan kepala gudang menerima NP #1, SJ #3, dan memo perintah dari pelanggan sebagai bukti bahwa barang telah dilunasi pelangggan dan barang dapat diambil. Kepala gudang mengkoordinasi mandor untuk menyiapkan barang dengan memberikan SJ #3.

16.  Mandor mengkoordinasi buruh untuk menyiapkan barang dan dimuat pada truk pelanggan. Barang dibawa pelanggan bersama dengan SJ #2 dan NP #1. SJ #3 dikembalikan ke kepala gudang.

17.   Kepala gudang meng-update kartu stok barang berdasarkan SJ #3 dan membuat rekapan persediaan berdasarkan kartu stok barang. Rekapan persediaan diberikan kepada bagian penjualan dan SJ #3 diarsip berdasakan tanggal.

18.  Bagian akuntansi menerima bukti setoran dan NP #2 dari bagian keuangan serta membuat rekapan penjualan (harian) berdasarkan NP #2 supaya dapat dicek dengan bukti setoran dan membuat laporan penjualan (bulanan) agar dapat dilihat oleh pemilik. NP #2, rekapan penjualan, dan bukti setoran diarsip berdasarkan tanggal dan siklus penjualan tunai ini berakhir.