Materi SIA 2

Tiga fungsi dasar yang dilaksanakan oleh Sistem Informasi Akuntansi (SIA).

1. Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai kegiatan bisnis organisasi secara efisien dan efektif.

•         Menangkap data transaksi pada dokumen-dokumen sumber.

•         Mencatat data transaksi kedalam jurnal-jurnal, dimana catatan tersebut dibuat secara kronologis dari apa yang telah terjadi.

•         Posting data dari  jurnal-jurnal ke buku besar, yang menyingkat data  dengan jenis rekening. 

2       Menyediakan  informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan bagi manajemen.

Ø Dalam sistem manual, informasi ini disediakan dalam bentuk laporan kedalam dua kategori utama:

Ø Laporan keuangan

Ø Laporan manajerial

3       Menyediakan pengendalian internal yang memadai (cukup).

Ø Memastikan bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem adalah handal.

Ø Memastikan bahwa aktivitas bisnis yang dilakukan efisien dan sesuai dengan tujuan manajemen.

Ø Mengamankan (menjaga) kekayaan organisasi, termasuk data.

Subsistem dasar dalam SIA

1.     Siklus pendapatan : mencakup kegiatan penjualan dan penerimaan dalam bentuk uang tunai.

2.     Siklus pengeluaran: mencakup kegiatan pembelian dan pembayaran dalam bentuk uang tunai.

3.     Siklus penggajian sumber daya manusia mencakup kegiatan mengontrak dan menggaji pegawai.

4.     Siklus produksi: mencakup kegiatan mengubah bahan mentah (baku) dan buruh menjadi produk jadi.

5.     Siklus keuangan : mencakup kegiatan untuk mendapatkan dana dari investor dan kreditor dan membayar mereka kembali. 

Siklus pemrosesan data

•         Siklus pemrosesan data terdiri dari empat langkah

1.     Memasukan (Input) Data

2.     Simpan (Storage) Data

3.     Proses (Processing) Data

4.     Hasil (Output)  Information

Siklus pemrosesan data :

Pemicu input data biasanya adalah pelaksanaan beberapa aktivitas bisnis.  Data tentang tiga sisi tiap aktivitas bisnis yang harus dikumpulkan adalah :

1.     Tiap kegiatan yang menjadi perhatian.

2.     Sumber daya-sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan.

3.     Para pelaku yang terlibat di dalam setiap kegiatan.

Siklus pemrosesan data :
 Input data

•         Dahulu, perusahaan kebanyakan menggunakan dokumen sumber untuk mengumpulkan data awal tentang aktivitas bisnis, dan kemudian memindahkan data tersebut ke komputer.

•         Akan tetapi sekarang, sebagian besar data tentang aktivitas bisnis langsung dicatat oleh komputer melalui tampilan untuk entry data.

•         Pengendalian atas pengumpulan data dapat diperbaiki dengan :

•         Sebelum penomoran setiap dokumen sumber dan penggunaan dokumen turnaround.

•         Perbaikan pengendalian muncul baik dengan membeli dokumen sumber yang sudah dicetak  nomornya atau dengan mengatur sistemnya agar secar otomatis memberikan nomor urut pada transaksi baru.

•         Sumber data yang bekerja secara otomatis

Fungsi (kegiatan) bisnis yang umum dan dokumen sumber.

Dokumen sumber                   Kegiatan (fungsi) bisnisc

Pesanan penjualan                   Menerima pesanan pelanggan

Tanda pengiriman                   Mengirim pesanan

Daftar pembayaran                 Menerima uang tunai

 Slip penyimpanan             Menyimpan tanda terima tunai

Memo kredit                            Menyesuaikan akun pelanggan

Fungsi (kegiatan) bisnis yang umum dan dokumen sumber.

Siklus Pengeluaran

Dokumen sumber                             Fungsi 

 Daftar permintaan barang         Permintaan atas barang

Pesanan pembelian                  Pesanan atas barang

Laporan penerimaan               Penerimaan atas barang

Cek                                Pembayaran atas barang

Fungsi (kegiatan) bisnis yang umum dan dokumen sumber.

Siklus Sumber Daya Manusia

Dokumen Sumber                           Fungsi

Formulir pajak (Form W4)    Kumpulan data iuran pegawai

Kartu jam kerja              Catat jam kerja pegawai

Catatan waktu kerja                Catat waktu yang dihabiskan

                                                untuk pekerjaan tertentu.

Fungsi (kegiatan) bisnis yang umum dan dokumen sumber.

Buku Besar Dan Sistem Pelaporan

Dokumen sumber                               Fungsi

Voucer jurnal            Catat posting ke buku besar

Siklus Pemrosesan Data :
 Pemrosesan Data

•         Proses batch adalah proses pembaruan secara periodik atas data yang disimpan tentang sumber daya dan pelaku yang terlibat. 

•         Proses On-line atau real time adalah Proses pembaruan yang dilakukan secara langsung setelah terjadinya transaksi.

Siklus Pemrosesan Data:
Penyimpanan Data

•         Entitas adalah sesuatu yang disimpan informasinya.

•         Setiap entitas memiliki atribut  atau karakteristik khusus yang harus disimpan.

•         Pencatatan Data Transaksi
dalam JurnalSetelah data transaksi ditangkap dalam dokumen sumber, langkah selanjutnya adalah mencatat data tersebut kedalam jurnal.

•         Ayat jurnal dibuat untuk tiap-tiap transaksi yang menunjukkan  rekening dan jumlah debit dan kredit.

•         Pencatatan kedalam jurnal umum dilakukan apabila transaksi jarang terjadi atau tidak rutin.

•         Proses pencatatan ke jurnal khusus dilakukan apabila jumlah transaksi besar atau terjadinya transaksi berulang-ulang.

•         Ada empat jenis transaksi yang paling umum digunakan untuk mencatat transaksi kedalam jurnal khusus, yaitu :

•         Penjualan Kredit

•         Penerimaan Kas

•         Pembelian Kredit

•         Pengeluaran Kas

Pencatatan DataTransaksi dalam Jurnal

           Jurnal penjualan

                                     

Tgl    No  Faktur            Rek Debit     No Rek         Post Ref.                        Jumlah

Dec. 1    201                  Lee  Co.          120-122          3                                       800.00

Dec. 1    202                  May Co.          120-033         3                                       700.00

Dec. 1    203                  DLK Co.         120-111          3                                       900.00

                                                                                                       

                                                      TOTAL:                                    2,400.00

 Posting Transaksi ke Buku Besar 

•         Buku besar digunakan untuk meringkas status keuangan, termasuk saldo lancar, dari rekening individu.

•         Buku besar terdiri dari aktiva, hutang, kekayaan (modal), pendapatan, dan rekening biaya dari organisasi.

•         Semua catatan buku besar pembantu didata secara terperinci bagi rekening buku besar yang mempunyai banyak sub rekening individu.

•         Rekening apakah yang biasa digunakan dalam buku besar pembantu ?

•         Piutang dagang

•         Persediaan

•         Hutang dagang

•         Disebut apakah rekening buku besar yang berhubungan ke buku besar pembantu ?

•         Rekening pengendali

•         Rekening pengendali terdiri jumlah total dari semua rekening individu dalam buku besar pembantu.

Posting Transaksi ke buku besar

                        Jurnal penjualan

date	Invoice number	Account debited	Account number	Post ref	Amount
Dec 1	203	DLK Co	120-111	3	900.00
		total	120/502		2,400.00

                             Buku besar

Account: account receivable Account Number:

                          120

Date	description	Post ref	debit	credit	balance
Dec 1	sales	SJ5	2,400		2,400

Apakah bagan perkiraan itu?

Invoice Number

Account Debited

Account Number

Post Ref.

Amount

         

•         Bagan perkiraan adalah daftar dari semua rekening buku besar yang digunakan oleh organisasi.

•         Pentingnya bagan perkiraan yang memadai (cukup rinci) untuk memenuhi kebutuhan informasi organisasi.

Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan

•         Fungsi kedua SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan bagi manajemen.

•         Informasi yang disediakan SIA terbagi dalam dua kategori utama, yaitu :

–       Laporan keuangan

–       Laporan manajerial

Laporan Keuangan

•         Menyiapkan neraca percobaan

•         Membuat jurnal penyesuaian

•         Menyiapkan neraca percobaan setelah penyesuaian

•         Menghasilkan laporan rugi laba

•         Membuat jurnal penutup

•         Menghasilkan neraca saldo

•         Menyiapkan laporan aliran kas

Laporan Manajerial

•         SIA juga harus mampu menyediakan bagi para manajernya dengan rinci tentang informasi operasional yang dilaksanakan organisasi.

•         Ada dua jenis laporan manajerial yang penting, yaitu :

–       Anggaran

–       Laporan Kinerja

Apakah anggaran itu ?

•         Anggaran adalah ungkapan formal tujuan dalam istilah keuangan.

•         Salah satu jenis anggaran yang paling umum dan penting adalah anggaran kas.

Apakah laporan kinerja itu ?

•         Laporan kinerja adalah sebuah laporan yang mendaftar jumlah anggaran dan jumlah sesungguhnya atas pendapatan dan biaya dan juga menunjukkan selisih atau perbedaan diantara kedua jumlah tersebut. 

•         Magic Co. Monthly Performance Report                                                                  Anggaran     Sesungguhnya  Selisih

•         Penjualan                              $32,400    $31,500     ($900)

•         HPP                                      12,000      14,000    (2,000)

•         Laba Kotor                           $20,400    $17,500   ($2,900)

•         Biaya Lain-lain                        9,000        7,000       2,000

•         Laba Operasi                        $11,400   $10,500       ($900)

Pertimbangan-Pertimbangan Pengendalian Internal

•         Fungsi ketiga SIA adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai untuk mencapai tiga tujuan dasar berikut :

1.     Memastikan bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem adalah handal.

2.     Memastikan bahwa aktivitas bisnis yang dilakukan efisien dan sesuai dengan tujuan manajemen.

3.     Mengamankan (menjaga) kekayaan organisasi, termasuk data.

•         Dua metode penting untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut, yaitu:

1       Menyediakan dokumentasi yang memadai atas seluruh aktivitas bisnis.

2       Memastikan pemisahan tugas yang efektif.

Dokumentasi yang memadai (cukup)

•         Dokumentasi memungkinkan para manajer memverifikasi bahwa tanggung jawab yang diberikan telah dilakukan dengan benar.

•         Ashton menjumpai saat bekerja sebagai pemeriksa, yang memberikan pandangan langsung atas jenis-jenis masalah yang dapat muncul karena dokumentasi yang tidak memadai (tidak cukup).

•         Gagal menagih tagihan untuk jasa perbaikan.

Apakah Pemisahan Tugas Itu ?

•         Pemisahan tugas berkenaan dengan pembagian tanggung jawab ke beberapa pegawai atas bagian-bagian dari sebuah transaksi.

•         Fungsi-fungsi yang seharusnya dilakukan oleh orang yang berbeda adalah :

–       Pengesahan transaksi

–       Pencatatan transaksi

                  _  Penjagaan aset (harta)

	Invoice Number		count Deited		Account Number	Post Ref.	Amount
Dec 1	203		DLK Co.		120-111	3	900.00
			Total		120/502		2,400.00
nt Number: 120
Date		Description		Post  Ref.	Debit	Credit	Balance
Dec 1		Sales		SJ5	2,400		2,400